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¿Cómo crear tu primera cotización?

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Las cotizaciones son documentos enviados a los clientes para ofrecer un costo estimado para un conjunto particular de bienes o servicios. El cliente puede aceptar la cotización, en cuyo caso el vendedor tendrá que emitir una pedido de venta, o rechazarla.

En esta sección te mostraremos cómo proceder a realizar una cotización con la posibilidad de añadir un porcentaje de descuento en líneas del pedido.

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Permitir descuentos en la línea de pedido de ventas

Permitir descuentos en las cotizaciones es una práctica común de ventas para mejorar las posibilidades de convertir el prospecto en un cliente.

En nuestro ejemplo, queremos conceder a John Doe un 10% de descuento sobre el precio de venta. Para activar esta característica, dirigite a la aplicación Ventas, selecciona Configuración ‣ Configuración y, bajo la sección Cotizaciones y pedidos, marca Permite establecer un descuento en las líneas de los pedidos de venta (Esta opción ya viene activada por defecto. Si no deseas ofrecer descuentos en tus cotizaciones entonces, en la misma sección, marca la opción Sin descuentos en las líneas de pedidos de ventas) y aplica los cambios.

Crea tu cotización

Para crear tu primera cotización, haz clic en Ventas ‣ Cotización y haz clic en Crear. A continuación completa tu cotización de la siguiente manera:

Cliente y Productos

Los elementos básicos para añadir a cualquier cotización son: el cliente (la persona a la que va a enviar la cotización) y los productos que deseas vender. En la vista de la cotización, elige el prospecto desde la lista desplegable Cliente y en Líneas del pedido haz clic en Añadir un elemento y selecciona tu(s) producto(s). No te olvides de agregar manualmente la cantidad de productos en el campo Cantidad pedida y el Descuento en caso de que aplique.

Si aún no tienes ningún cliente o producto registrado en tu entorno de GoEasy, puedes crearlos directamente desde tus cotizaciones:

• Para agregar un nuevo cliente, haz clic en el menú desplegable Cliente y haz clic en Crear y editar. En esta nueva ventana, podrás registrar todos los detalles del cliente, como la dirección, el sitio web, RNC o Cédula, el número de teléfono y la persona de contacto.

• Para agregar un nuevo producto, en Línea de pedido, haz clic en Añadir un elemento y luego en Crear y editar en la lista desplegable. Podrás registrar la información de tu producto (tipo de producto, costo, precio de venta, política de facturación, etc.) junto con una imagen.

Términos y condiciones

Puedes seleccionar la fecha de vencimiento de la cotización y añadir los términos y condiciones de tu empresa directamente en la cotización (ver imagen a continuación).

Previsualizar y enviar cotización

Si desea ver como se muestra la cotización antes de enviarla, haz clic en el botón Imprimir (esquina superior izquierda. Le dará una versión imprimible en PDF con todos los detalles de la cotización.

Haz clic en Enviar por correo electrónico para enviar automáticamente un correo electrónico a tu cliente con la cotización como un archivo adjunto. Puede ajustar el mensaje del correo electrónico antes de enviarlo e incluso guardarlo como plantilla si deseas volver a utilizarlo.

Vea también:

• ¿Cómo vincular términos y condiciones a una cotización?

¿Cómo usar diferentes direcciones de factura y entrega?

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En GoEasy es posible configurar diferentes direcciones para entrega y facturación. Esto es muy útil, ya que podría ocurrir que tus clientes tengan varias ubicaciones y que la dirección de envío de la factura difiera de la ubicación de entrega.

Configuración

Primero, ve a la aplicación Ventas, luego haz clic en Configuración ‣ Configuración y activa la opción Mostrar 3 campos en los pedidos de venta: cliente, dirección de factura, dirección de envío.

Establecer las direcciones en el formulario de contacto

Las direcciones de facturación y/o envío se agregan en el formulario de contacto. Para ello, ve a la aplicación de Contactos, selecciona el cliente y en la pestaña Contactos y Direcciones haz clic en Crear.

Se abrirá una nueva ventana donde se puede especificar la dirección de entrega o de facturación.

Una vez que hayas validado las direcciones, aparecerán en la pestaña Contactos y direcciones con logotipos distintivos.

Establecer las direcciones en las cotizaciones y pedidos de venta

Cuando creas una nueva cotización, la opción para seleccionar una dirección de factura y una dirección de entrega ya están disponibles. Ambas direcciones serán rellenadas automáticamente al seleccionar al cliente.

Consejo: ten en cuenta que también puedes crear direcciones de facturación y entrega sobre la marcha seleccionando Crear y editar en el menú desplegable.

Cuando imprimas tus pedidos de cliente, notarás las dos direcciones.

¿Cómo vincular términos y condiciones a una cotización?

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Especificar los términos y condiciones es esencial para asegurar las buenas relaciones entre el cliente y el vendedor. Cada vendedor tiene que declarar toda la información formal que incluyen los productos y la política de la empresa para que el cliente pueda leer todos esos términos antes de comprometerse a cualquier cosa.

Gracias a GoEasy puedes incluir fácilmente tus términos y condiciones por defecto en cada presupuesto, pedido de cliente y factura. Además, también puedes incluir información específica sobre cualquier producto.

Tomemos el siguiente ejemplo: tu empresa vende botellas de agua a restaurantes y te gustaría añadir los siguientes términos y condiciones estándar en todas tus cotizaciones:

• El pago es 30 días neto sobre entrega. El almacenamiento seguro de los productos de MiEmpresa es necesario para garantizar su calidad, MiEmpresa no será responsable en caso de almacenamiento inseguro de los productos.

Configuración

No necesitas ninguna configuración especial para poder agregar tus términos y condiciones.

Términos y condiciones generales

Los términos y condiciones generales se pueden especificar en los datos de la empresa. Aparecerán automáticamente en cada documento de ventas, desde la cotización hasta la factura.

Para especificar tus Términos y condiciones, ve a Configuración ‣ Configuraciones Generales ‣ Configurar datos de su compañía (vea la siguiente imagen).

En esta nueva ventana, podrás especificar tus términos y condiciones generales editando la página y entrando en la pestaña de Configuración (ver imagen a continuación).

Información en el producto

También es posible añadir información específica sobre un producto en la cotización. Para agregar información sobre un producto en la cotización, entra en Ventas ‣ Ventas ‣ Productos.

Selecciona o crea tu producto. Haz clic en el producto, luego haz clic en el botón Editar.

Si vas a la pestaña de Notas tendrás la posibilidad de especificar la descripción necesaria para la cotización (ver foto abajo).

Cotización y condiciones de venta

Después de guardar, tus términos y condiciones aparecen en tus cotizaciones.