Responsabilidades

En GoEasy, puedes asignar la persona que está a cargo de la tarea.

Al crear una tarea, por defecto, tu eres el responsable de ella.  Puedes cambiarlo simplemente escribiendo el nombre de usuario de otra persona y eligiendolo de las sugerencias del menú desplegable.

Consejo: Si agregas a alguien nuevo, puedes "Crear y editar" un nuevo usuario sobre la marcha. Para ello, necesitas los derechos de administrador.

Seguidores

En una tarea, puedes agregar otros usuarios como seguidores.  Agregar un seguidor significa que esa persona será notificada de cualquier cambio que pueda ocurrir en la tarea.  El objetivo es permitir la contribución externa desde el chat.  Esto puede ser invaluable cuando se necesita el consejo de colegas de otros departamentos.  También puedes invitar a los clientes a participar en la tarea.  Ellos serán notificados por correo electrónico de la conversación en el chat, y serán capaces de participar en él simplemente por responder al correo.  Los seguidores pueden ver toda la tarea tal como tú, con la descripción y el chat.

Proyecto: seguir un proyecto

Puedes decidir seguir un proyecto.  En esta situación, serás notificado de cualquier cambio del proyecto: tareas que se deslizan de una etapa a otra, conversación en curso, etc.  Recibirás toda la información en tu bandeja de entrada.  Esta característica es perfecta para un Gerente de Proyectos que quiere ver el panorama general todo el tiempo.

Tarea: seguir una tarea específica

Seguir una tarea es la misma idea que seguir un proyecto, excepto que se enfoca en una parte específica del proyecto.  Todas las notificaciones o cambios en esa tarea también aparecen en tu bandeja de entrada.

Elige la acción a seguir

Puedes elegir lo que deseas seguir haciendo clic en la flecha hacia abajo del botón Siguiendo.

De forma predeterminada se siguen las discusiones, pero también se puede notificar cuando se registra una nota, cuando se crea una tarea, se bloquea o está lista para la siguiente etapa y cuando la tarea ha cambiado de etapa.

Gestión del tiempo: cuentas analíticas

Ya sea que te ayude a estimar proyectos futuros o datos de facturación, el seguimiento de tiempo en la Gestión de Proyectos es una verdadera ventaja.

La aplicación GoEasy Partes de tiempo está perfectamente integrada con GoEasy Proyecto y puede ayudarte a rastrear fácilmente el tiempo.

Para evitar cualquier confusión, GoEasy trabaja con cuentas analíticas.  Una cuenta analítica es el nombre que siempre será la referencia para un proyecto o contrato específico.  Cada vez que se crea un proyecto, se crea automáticamente una cuenta analítica con el mismo nombre.

Registrar partes de tiempos en un proyecto:

1) Haz clic en la Configuración de un proyecto.

2) Haz clic en el botón Partes de tiempo en la parte superior derecha de la vista formulario.

3) En la siguiente pantalla haz clic en Crear y aparecerá una línea con la fecha y la hora de hoy.  El nombre del proyecto se selecciona automáticamente como Proyecto/Cuenta analítica.  Si no se establece ninguna tarea, puedes elegir agregar una tarea específica para el proyecto o no.

Si vas ahora a GoEasy Partes de tiempo, tu línea será registrada entre tus otras partes de tiempos.

Registrar partes de tiempos en una tarea:

Dentro de una tarea, la opción de partes de tiempo también está disponible.

1) En la tarea, haz clic en el botón Editar.

2) Ve a la pestaña Partes de tiempo y haz clic en Añadir un elemento.

Aparecerá una línea con el nombre del proyecto ya seleccionado en la cuenta analítica.

Una vez más, encontrarás estas líneas de hoja de tiempos en la aplicación GoEasy Partes de tiempo.

Al final del proyecto, puedes obtener una idea real del tiempo que se invirtió en el mismo  mediante la búsqueda basada en el nombre de cuenta analítica de su proyecto.

Gestión de documentos en tareas

Puedes administrar documentos relacionados con tareas, ya sean planes, imágenes del formato, etc. ¡Una imagen vale más que mil palabras!. Tienes dos formas de agregar un documento a una tarea:

1) Puedes agregar una imagen o un documento a su tarea haciendo clic en la pestaña Adjunto(s) en la parte superior del formulario.

2)  Puedes agregar una imagen o documento a la tarea a través del Chat.  Puedes registrar una nota/enviar un mensaje y adjuntar un archivo en el mismo.  O si alguien envía un correo electrónico con un archivo adjunto, el documento se guardará automáticamente en la tarea.

Consejo: Si tienes una imagen importante que te ayude a entender el concepto de la tarea, puedes configurarla como Imagen de portada. Aparecerá directamente en la vista Kanban.

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Colaborar en las tareas

Las tareas en GoEasy - Proyectos están diseñadas para ayudarte a trabajar fácilmente junto a tus colegas.  Esto te ayudará a ahorrar tiempo y energía.

La idea es estar al día con lo que es importante.  Puedes colaborar con tus colegas escribiendo en la misma tarea al mismo tiempo, con la delegación de tareas y en el Chat.

A través del chat, estados y seguimientos

El Chat es una herramienta muy útil de comunicación, mostrando el historial de la tarea.

En el Chat, puedes ver cuándo se ha creado la tarea, cuándo ha pasado de una etapa a otra, etc.  Todos los cambios realizados en esa tarea se registran en el Chat automáticamente en el sistema.  También incluye la historia de la interacción entre tú y tus clientes o colegas.  Todas las interacciones se registran en el chatter, lo que facilita que el líder de la tarea recuerde las interacciones pasadas.

Puedes interactuar con seguidores, ya sean internos (tus colegas) o externos (el cliente, por ejemplo) registrando una nota o información importante.  Además, si deseas enviar un correo electrónico a todos los seguidores de esa tarea en particular, puedes elegir agregar un mensaje para notificar a todos ellos.  Para ambas opciones, la fecha y la hora se guardan en la entrada.