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¿Cómo facturar los hitos de un proyecto?

Existen diferentes tipos de ventas de servicios: volumen de horas / días prepagados (ejemplo: contratos de soporte), facturación basada en tiempos y materiales (ejemplo: horas de consultorías) o contratos con precios fijos (ejemplo: un proyecto).

En esta sección veremos cómo facturar los hitos de un proyecto.

Nota: Un hito es una tarea de duración cero que simboliza el haber conseguido un logro importante en el proyecto. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto sin estar familiarizado con el proyecto y constituyen un trabajo de duración cero porque simbolizan un logro, un punto, un momento en el proyecto.

La facturación de hitos se puede utilizar para proyectos costosos o de gran escala, con cada hito representando una secuencia de trabajo que se acumulará gradualmente hasta la finalización del contrato. Por ejemplo, una agencia de mercadeo contratada para lanzar un nuevo producto podría descomponer un proyecto en los siguientes hitos, cada uno de ellos considerado como un servicio con un precio fijo en el pedido de venta.

• Hito 1: Auditoria de estrategia de mercadeo - $285,000.

• Hito 2: Identidad de marca - $570,000.

• Hito 3: Lanzamiento de la campaña y PR - $484,500.

En este caso, se enviará al cliente una factura cada vez que se alcance un hito.  Este método de facturación es cómodo tanto para tu empresa, ya que asegura obtener un flujo de caja constante a lo largo del ciclo de vida del proyecto, como para el cliente el cual puede controlar el progreso del proyecto y pagar en varias cuotas.

Nota: También puedes utilizar hitos para facturar porcentajes de todo el proyecto.  Por ejemplo, para un proyecto de un millón de pesos, tu empresa podría requerir un pago inicial del 20%, un 40% en el punto medio y el saldo restante al momento de concluir el proyecto. En este caso, cada pago será considerado como un hito.

Configuración

Crear los productos

En GoEasy, cada hito de tu proyecto debe ser considerado como un producto.  En la aplicación Ventas, utiliza el menú Ventas ‣ Productos, crea un nuevo producto con la siguiente configuración:

• Nombre: Auditoría de estrategia de mercadeo.

• Tipo de producto: Servicio.

• Política de facturación: Cantidades entregadas (ya que facturarás el hito después de haber sido entregado).

• Seguimiento del servicio: Establecer cantidades manualmente en el pedido (ya que al completar cada hito, actualizarás manualmente la cantidad desde la pestaña Entregado en su pedido de venta.

Nota: aplica la misma configuración para los otros hitos.

Gestión del proyecto

Cotizaciones y pedidos de venta

Ahora que los hitos (productos) están creados, puedes crear una cotización o pedido de venta con cada línea correspondiente a un hito.  Para cada línea, establece la cantidad ordenada en 1 ya que cada hito se completa una vez.  Desde que la cotización se confirma y se transforma en un pedido de venta, podrás cambiar lo entregado cuando se haya logrado cada hito.

Facturar hitos

Supongamos que el primer hito (la auditoría de estrategia) se ha entregado con éxito y deseas facturarlo a tu cliente.  En el pedido de venta, haz clic en Editar y establece lo Entregado del producto relacionado en 1.

Consejo: tan pronto como se haya guardado la modificación anterior, notarás que el color de la línea ha cambiado a azul, lo que significa que ahora se puede facturar el servicio.  Al mismo tiempo, el estado de la factura del Pedido de venta ha cambiado de Nada que facturar a Para facturar.

Haga clic en Crear factura y, en la nueva ventana que aparece, selecciona Líneas facturables y validalo.  Se creará una nueva factura (en estado borrador) con sólo el producto de auditoría de estrategia como facturable.

De vuelta en tu pedido de venta, te darás cuenta de que la columna Factura de tu línea de pedido se ha actualizado en consecuencia y que el estado de la factura está de nuevo en Nada que facturar.

Sigue el mismo flujo de trabajo para facturar los hitos restantes.