¿Cómo hacer un seguimiento de los gastos de los empleados?

¿Cómo hacer un seguimiento de los gastos de los empleados?

Los gastos de personal son gastos incurridos por cuenta de la empresa. La compañía entonces reembolsa estos gastos al empleado. Los recibos más frecuentes son:

  • Viaje en automóvil, reembolsado regularmente por combustible consumido,

  • Gastos de viáticos y alojamientos, reembolsados en base a la factura,

  • Otras compras, como papelería y libros, destinadas a la empresa pero realizadas por el empleado.

 

Configuración

Para administrar el seguimiento de los gastos de los empleados debes adquirir la aplicación GoEasy Recursos Humanos desde tu panel de control de GoWeb.

 

Una vez adquirida la aplicación, puedes configurar los diferentes productos representan los tipos de gastos. Para crear tus primeros productos, desde la aplicación Gastos ve al menú Configuración ‣ Productos de gasto.

 

Algunos ejemplos de productos pueden ser:

  1. Alojamiento de Hotel

  2. Tipo de producto: Servicio

  3. Política de Facturación: Factura basada en tiempo y materiales

  4. Política de facturación de gastos: Al costo

 

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Asegurate de que todos los productos de gastos tengan marcada la casilla Puede ser tratado como gasto y que la Política de facturación establecida sea Factura basada en tiempo y materiales. Esta política de facturación significa que, si el gasto está relacionado con un pedido de venta o un proyecto de cliente, GoEasy refacturará este gasto al cliente.

 

GoEasy soporta dos tipos de gastos:

  • Gastos pagados por el empleado con su propio dinero

  • Gastos pagados con la empresa, ya sea con una tarjeta de crédito u otro método.

 

El flujo de trabajo de Gastos

Cada empleado de tu compañía puede registrar sus gastos desde la aplicación Gastos ‣ Mis gastos. El flujo de trabajo para gastos personales funciona de la siguiente manera:

  1. El empleado registra el gasto y lo envía al gerente

  2. El gerente aprueba o rechaza el gasto

  3. El contador postea las entradas de diario

  4. La empresa reembolsa el gasto al empleado (el empleado es como si fuese un proveedor, con una cuenta por pagar)

  5. Si el gasto está vinculado a una cuenta analitica la empresa puede refacturar el gasto al cliente

 

Para cada gasto el empleado debe registrar al menos:

  • Una descripción: que debe incluir la referencia del ticket o factura

  • Un producto: el tipo de gasto

  • Un precio o la cantidad.

 

Dependiendo de las políticas de tu empresa, el empleado podría tener que adjuntar una imagen escaneada de la factura original del gasto. Para hacer esto, solo tiene que escribir un mensaje en la parte inferior del formulario de gasto con la imagen escaneada de la factura como un archivo adjunto.

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Una vez que el gasto se registra completamente, el empleado tiene que hacer clic en el botón Enviar al responsable. En algunas empresas, los empleados deben presentar sus gastos agrupados al final del mes, o por ejemplo, al final de un viaje de negocios.

 

El empleado puede enviar todos sus gastos de forma masivo utilizando la Acción Envio de Gastos desde la vista de lista de Gastos.

 

Validación por el Gerente

El gerente recibirá un correo electrónico por cada gasto a ser aprobado (el Gerente de un empleado se define en el formulario de empleado). Pueden utilizar el menú Para aprobar para verificar todos los gastos que están a la espera de su validación.

 

El gerente puede:

  • Discutir sobre un gasto para solicitar más información (por ejemplo, si falta un escaneo de la factura).

  • Rechazar un gasto.

  • Aprobar un gasto.

 

Control por parte del Contador

A continuación, todos los gastos que han sido validados por el Gerente deben ser contabilizados por el contador. Cuando se contabiliza un gasto, el asiento relacionado se crea y se postea en tu contabilidad.

 

Si el contador quiere crear sólo un asiento contable para un lote de gastos, puede contabilizar los gastos en lotes desde la vista de lista de todos los gastos seleccionando todos los gastos en estado Aprobado y haciendo clic en el boton Acción y luego en Generar Asientos Contables.

 

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Reembolsar el gasto al empleado

Si el gasto fue pagado con el propio dinero del empleado, la compañía debe reembolsar al empleado. En tal caso, el empleado aparecerá en el informe de Balances Vencidos hasta que la compañía le reembolse sus gastos.

 

Todo lo que tienes que hacer es crear un pago a este empleado por la cantidad adeudada.

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