Recomendaciones para una implementación exitosa
Primeros Pasos
No espere a la reunión de lanzamiento para empezar a jugar con el software. Cuanto más se exponga a GoEasy, más tiempo ahorrará durante la implementación.
Para familiarizarse con la interfaz de usuario, tómese unos minutos para crear registros: Productos, clientes, prospectos o proyectos/tareas. Siga las áreas que se resaltan, le darán pistas sobre el uso del interfaz como lo muestra la imagen abajo.
Cuando se haya familiarizado con la interfaz de usuario échele un vistazo a los planificadores de implementación. Puede acceder a ellos desde la barra de progreso superior, a la derecha de las aplicaciones principales.
Ayudarle a definir metas y KPIs para cada aplicación.
Guiarle tras los diferentes pasos de configuración.
Y proveer con pistas y trucos para aprovechar al máximo de GoEasy.
Rellene los primeros pasos de los planeadores de implementación (metas, expectativas y KPIs). Nuestro encargado del proyecto los analizará junto con usted en el proceso de implementación.
Si tiene algunas preguntas o necesita soporte, el encargado del proyecto le guiará a través de todos los pasos. Sin embargo, también puede:
Leer la documentación en nuestro sitio web:
https://soporte.goweb.com.do/portal/es/kb/goeasy
O envíe sus preguntas a nuestro soporte en línea a través de
https://soporte.goweb.com.do/public/create-ticket
IMPORTANTE: Ver documento Políticas de Soporte GoEasy
De parte del Cliente
Lo que realmente distingue una implementación exitosa y una implementación lenta es el cliente! Desde nuestra experiencia, lo que lleva a una implementación exitosa es:
Un encargado interno
Vamos a pedirle un contacto dentro de su empresa para trabajar directamente con nuestro jefe de proyecto. Para ser eficaz, esta persona debe:
Mantenerse disponible por lo menos 2 días completos por semana para el proyecto, sino frenará la implementación. Entre más dedicación, mejor. Las implementaciones más rápidas cuentan con un gestor de implementación a tiempo completo.
Tener la competencia de tomar decisiones por su propia cuenta. En el proceso de implementación de GoEasy, normalmente serán mejorados los procesos de cada departamento. En un proyecto, muchas decisiones necesitan ser tomadas sobre pequeños detalles. Si se presenta demasiado involucramiento burocrático entre varios encargados, puede potencialmente ralentizar el proceso.
Contar con el liderazgo para entrenar y reforzar políticas en la mayoría de departamentos. Esta persona debe contar con el soporte, o debe ser parte, del equipo de gestión superior.
Integrar el 90% de su negocio, no es 100%
Probablemente eligió GoEasy porque ningún otro software le permite un nivel tan alto de automatización, características e integración. Pero no sea extremista en ese sentido.
Las adaptaciones cuestan, son complejas para mantener, implican riesgos para la implementación y pueden causar problemas para las actualizaciones.
GoEasy en su versión estándar probablemente puede cubrir el 80% de su negocio. Sea flexible para los faltantes 20%, de lo contrario estos faltantes le pueden costar el doble del precio inicial del proyecto. Uno tiende a siempre subestimar los costos ocultos de las personalizaciones.
Hágalo a la manera de GoEasy, no a la suya. Sea flexible, use GoEasy de la manera que fue diseñado. Aprende cómo funciona y no intente replicar la forma como funcionó su sistema anterior.
Primero el proyecto, segundo las personalizaciones. Si realmente necesita personalizaciones, postergue para el fin del proyecto, idealmente después de llegar a la fase de producción. Una vez un cliente empieza usando GoEasy, normalmente abandona el 60% de sus requerimientos de personalización inicial porque aprende como hacerlo en GoEasy". Es más importante que todos sus procesos del negocio funcionen que personalizar una pantalla para agregar campos o automatizar algunos correos electrónicos. Por supuesto, esta condición no aplica para todas las empresas.
Nuestros encargados de proyectos están entrenados para asistirle en tomar buenas decisiones y en medir las ventajas y desventajas implicadas, pero será mucho más fácil si está alineado con ellos en los objetivos.
Las recomendaciones proporcionadas por GoEasy son únicamente con fines indicativos relacionados con el uso del Software y no pueden interpretarse como recomendaciones sobre la organización o gestión de las actividades comerciales del Cliente. Es decir, la asesoría brindada se basa netamente en el uso del sistema, no en las prácticas contables que se amerite.
Invertir tiempo en aprender GoEasy
Empiece su prueba gratis. Juegue con el sistema. Entre más cómodo se sienta con GoEasy, mejor van a ser sus decisiones y más fácil será la fase de capacitaciones.
No hay nada que sustituya a jugar con el software, pero aquí tiene algunos recursos adicionales:
Documentación: https://soporte.goweb.com.do/portal/es/kb/goeasy
Videos de introducción:
https://www.youtube.com/channel/UCJECNpOjt5NRB399luhP8MQ/videos
De Parte de Goweb
Al suscribirse a nuestra base de datos obtiene:
Almacenamiento en la nube
Todas nuestras soluciones están alojadas en Amazon Web Services, con una infraestructura de última tecnología. Realizando respaldos de seguridad diarios, y una copia de la base de datos completa cada cuatro horas.
Soporte
Su suscripción a GoEasy incluye un servicio de soporte de lunes a viernes de 08:00am a 05:00pm. Las consultas permitidas se detallan en el documento anexo, Políticas de Soporte GoEasy.
El equipo de soporte puede ser contactado a través de nuestro formulario de soporte en línea.
Nota: el equipo de soporte no puede desarrollar nuevas funcionalidades, customizar, importar data o entrenar sus usuarios. Estos servicios los provee su encargado de proyectos como parte de nuestro Paquete Premium.
Actualizaciones
Las actualizaciones o modificaciones en general se instalan directamente desde nuestro servidor en horario no laboral.
Encargado de Proyecto
La meta del encargado es ayudarle para salir a producción en el marco de tiempo y presupuesto acordado, es decir en el número de horas inicialmente definido en su Paquete Premium.
Su rol incluye:
Gestión de proyecto: revisar sus objetivos y expectativas, programar la implementación (road map), corresponder sus necesidades de negocio a las funcionalidades de GoEasy.
Soporte personalizado: por teléfono, correo electrónico o webinar durante el proceso de implementación.
Entrenamiento, capacitación y consultoría presencial: capacitaciones remotas compartiendo pantallas o entrenamiento presencial. Para sesiones de entrenamiento presencial, incurrirá en costos adicionales por viáticos y alojamiento de nuestros consultores.
Configuración: decisiones sobre cómo implementar necesidades específicas en GoEasy y configuraciones avanzadas. (por ejemplo rutas logísticas, estructuras de precios avanzadas, etcétera)
Importaciones de datos: podemos hacerlo nosotros o asistirle en hacerlo con una plantilla preparada por nuestro gerente de proyectos.
Metodología de implementación
Seguimos una metodología práctica para salir con nuestros clientes a producción en un tiempo corto.
El sistema de capacitación se despliega progresivamente por grupos de aplicaciones.
La meta de la reunión inicial para nuestro encargado de proyectos es lograr entender su negocio para proponer un cronograma de implementación (planeación en documento adjunto). Cada fase consiste en el despliegue de un conjunto de aplicaciones que utilizará plenamente al final de la implementación.
Para cada fase se dan los siguientes pasos:
Incorporación: el gerente de proyectos de GoEasy revisará los procesos internos con ustedes según su negocio. La meta es entrenarle, validar los procesos internos y configurar la instancia según sus necesidades específicas.
Datos: son creados manualmente o importados de su sistema existente. Usted será responsable de exportar los datos de su sistema existente y el encargado de proyectos de GoEasy los importará a su nuevo sistema.
Capacitación: una vez que se configuran sus aplicaciones, se importan sus datos y el sistema funciona sin problemas, capacitará a sus usuarios. Habrá algunos de ida y vuelta con el encargado de proyecto GoEasy para responder preguntas y procesar sus comentarios.
Soporte: el equipo de soporte puede ser contactado a través de nuestro formulario de soporte en línea.
Nota: el equipo de soporte no puede desarrollar nuevas funcionalidades, customizar, importar data o entrenar sus usuarios. Estos servicios los provee su encargado de proyectos como parte de nuestro Paquete Premium.
Éxito del cliente
GoWeb se apasiona para deleitar a nuestros clientes y asegurar que disponen de todos los recursos para completar su proyecto.
Durante la fase de implementación, el punto de contacto es nuestro encargado de proyectos, y posiblemente el equipo de soporte.
¿Qué tipo de soporte está incluido?
Proporcionarle material relevante (guías, documentación de producto, videos)
Respuestas a los problemas que puede encontrar en su base de datos (por ejemplo, "No puedo cerrar mi punto de venta" o "No puedo encontrar mis KPI de ventas")
Preguntas relacionadas con su cuenta, subscripción, o facturación.
Resolución de errores (problemas de bloqueo o comportamiento inesperado no debido siempre y cuando se confirme que es una falla propia del sistema, y no un error causado por el uso indebido y la manipulación de los parámetros establecidos en el sistema).
El soporte de GoEasy no hace cambios en su base de datos, ¡pero le brinda el material y los conocimientos para hacerlo usted mismo!
¿Qué tipo de soporte no está incluido?
Preguntas que requieren que comprendamos sus procesos comerciales para ayudarlo a implementar su base de datos.
Capacitación sobre cómo usar nuestro software (lo guiaremos a nuestros muchos recursos).
Importar documentos a su base de datos.
Orientación sobre qué configuraciones aplicar dentro de una aplicación o la base de datos.
Cómo configurar módulos (los ejemplos incluyen: rutas de inventario, condiciones de pago, almacenes, etc.)
Preguntas o problemas relacionados con desarrollos específicos o personalizaciones realizadas por un tercero (esto es específico sólo para su base de datos o código involucrado).
Puede obtener este tipo de soporte con un Paquete Premium. Al adquirirlo, uno de nuestros consultores analizará el funcionamiento de su negocio y le dirá cómo puede aprovechar al máximo su base de datos GoEasy. Nos encargaremos de todas las configuraciones y le asesoraremos sobre cómo usar GoEasy.
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